Buchhaltung

Die Buchhaltung umfasst Angebote und Rechnungen (Einnahmen), Belege und Anlagen (Ausgaben) sowie den Abgleich mit dem Bankkonto. Alle Belege sind mit denselben Kunden und Aufträgen verknüpft wie der Rest der Anwendung.

Einnahmen: Angebote & Rechnungen#

Grundlage ist der Absender (Einstellungen → Rechnungen) mit Firmendaten, Bankverbindung, Standard-Steuersatz, Rechnungsdesign und Nummernkreis. Ein Konto kann mehrere Absender führen, etwa für getrennte Marken oder getrennt abrechnende Mitglieder.

• Erstellung aus dem Auftrag: Die Positionen des Auftrags werden übernommen; ein Angebot lässt sich in eine Rechnung überführen. Anzahlungs- und Schlussrechnungen werden gegeneinander verrechnet.
• Nummernvergabe: Rechnungen und Gutschriften teilen sich einen fortlaufenden, lückenlosen Nummernkreis pro Absender; Angebote führen einen eigenen. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich; Korrekturen erfolgen über Gutschrift oder Storno.
• Versand und Zahlung: Jede ausgestellte Rechnung hat ein PDF und einen öffentlichen Link. Zahlungen — auch Teilzahlungen — werden am Beleg erfasst; Skonto und Rabatte werden unterstützt.

Paketabhängig: Die Anzahl der Rechnungen ist je nach Paket begrenzt. Die Rechnungs-API für den Import aus Fremdsystemen ist ein eigenes Paket-Feature.

Ausgaben: Belege#

Belege können manuell erfasst, fotografiert oder per E-Mail an die Beleg-Adresse des Kontos weitergeleitet werden. Die automatische Belegerkennung extrahiert Betrag, Steuersatz, Lieferant und Kategorie; die Werte werden vor dem Buchen geprüft und bei Bedarf korrigiert.

Paketabhängig: Die Anzahl der Belege und das monatliche Kontingent an automatischen Belegerkennungen richten sich nach dem Paket.

Anlagen#

Langlebige Anschaffungen werden als Anlagen mit Anschaffungswert und Nutzungsdauer geführt und in einem laufenden Verzeichnis zusammengefasst.

Paketabhängig: Der PDF-Export des jährlichen Anlagenverzeichnisses ist ein Pro-Feature.

Bankabgleich#

Kontoauszüge werden als CSV importiert und mit Rechnungen und Belegen abgeglichen. Spaltenzuordnungen wiederkehrender Formate werden als Import-Profile gespeichert; der Abgleich schlägt passende Belege vor.

Paketabhängig: Der automatische (KI-gestützte) Abgleich hat ein monatliches Kontingent je nach Paket.

Gemeinsame und benutzereigene Buchhaltung#

Standardmäßig führt ein Konto eine gemeinsame Buchhaltung: Alle Mitglieder sehen und bearbeiten dieselben Rechnungen, Belege und Anlagen.

Für Konten, in denen mehrere Personen eigenständig abrechnen, lässt sich die benutzereigene Buchhaltung aktivieren (Einstellungen → Buchhaltung). Es gelten folgende Regeln:

• Jedes Mitglied führt private Bücher: eigene Absender, Rechnungen, Belege und Anlagen. Andere Mitglieder haben darauf standardmäßig keinen Zugriff.
• Zugriff wird pro Kollege explizit freigegeben — getrennt nach Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen. Ohne Freigabe besteht kein Zugriff; das gilt auch für Kontoinhaber.
• Der Absender bestimmt die Zugehörigkeit: Eine Rechnung gehört zu den Büchern, denen ihr Absender zugeordnet ist. Gemeinsame (nicht zugeordnete) Absender bleiben möglich; beide Formen können parallel bestehen.
• Beim Aktivieren bleiben bestehende Daten gemeinsam; nur neu angelegte private Absender und deren Belege sind getrennt.

Paketabhängig: Benutzereigene Buchhaltung ist ein Pro-Feature und muss zusätzlich vom Kontoinhaber aktiviert werden.

Paketabhängigkeit im Überblick#